17 mai 2021

Illustration les réservation pour vos événement

Gérer les réservations pour vos événements et vos ventes à emporter.

Avec Vilocalis, communiquez sur vos événements et facilitez la réservation, sans multiplier les outils.

  • Respectez les jauges de public pour vos soirées concerts ou vos animations.
  • Gérez vos événements à place limitée (visite guidée, marche accompagnée, conte, atelier, ...).
  • Contactez les inscrits, avant en cas de changement ou d'annulation, ou après (pour remercier, ou si des cas de Covid-19).
  • Facilitez-vous la gestion des ventes à emporter.

Tout-en-un, facile pour tous !

Principales fonctionnalités

Pour prendre en compte vos différents cas de figure :

  • Date de fermeture des réservations
  • Plusieurs articles possibles à réserver
  • Plusieurs tarifs possibles (adulte, enfant, adolescent, ...)
  • Gestion de quantité limitée ou pas
  • Messages aux inscrits (rappel avant, information sur des changements, ...)
  • Possibilité d'annulation ou de modification d'inscriptions
  • Export des inscriptions (pour impression ou pour les mesures sanitaires)

Comment activer la réservation ?

Ajouter la réservation sur votre événement

Mettez votre événement en mode "Modification" et sélectionnez "Ajoutez la réservation".

  1. 1
    Allez sur votre fiche acteur local
  2. 2
    Créez un événement ou modifiez un événement existant
  3. 3
    Sélectionnez MODIFIER en bas
  4. 4
    Sélectionnez "Ajouter la réservation"
Montre comment ajouter la réservation sur un événement

Gérer l'ouverture et la fermeture des réservations

Gestion manuelle ou gestion automatique avec la date de fin des réservations.

  1. 1
    Réservation ouverte / fermée
    Pour gérer manuellement l'ouverture et la fermeture.
  2. 2
    Configurez la date de fin des réservations
    Le public ne pourra plus réserver en ligne au-delà de cette date.
  3. 3
    Indiquez les modalités de règlement
    Si c'est payant.
Ilustre comment configurer la réservation

Ajouter des articles

Ajoutez et configurez un ou plusieurs articles à réserver.

  1. 1
    Ajoutez un article
    Bouton + AJOUTER 
  2. 2
    Renseignez la fiche de l'article
    Titre, description, type.
  3. 3
    Sélectionnez si tarif unique ou multiple
    Renseignez les tarifs différenciés.
  4. 4
    Si besoin, activez la gestions des quantités
    Dans ce cas, renseignez la quantité totale, et changez éventuellement les libellés indiquant la quantité totale et la quantité restante.
  5. 5
    Sauvegardez
    Vous revenez sur la fiche de l'événement. Vous pouvez éventuellement ajouter d'autres articles.
Illustre comment ajouter un article
Indications sur la fiche article

Comment le public réserve ?

Avec la fonctionnalité de partage de l'événement, diffusez le lien par courriel, Facebook, Instagram, WhatsApp, ...

Quand une personne ouvre le lien depuis son ordinateur, votre événement lui est affiché directement.

Quand elle l'ouvre depuis son téléphone, si elle n'a pas Vilocalis cela lui propose de l'installer, puis cela l'ouvre directement sur votre événement. Magique !

Dès que la personne sélectionne "je réserve" à côté d'un article, elle sélectionne les quantités.

Illustre ce que voit une personne quand elle consulte un événément avec réservation

Si la personne n'a pas encore de compte dans Vilocalis, elle est invitée à s'enregistrer pour terminer la réservation.

La personne complète ses coordonnées et fournit un numéro de téléphone pour valider sa réservation.

Illustre quand une personne réserve sur un événement

C'est ultra-simple, la personne a effectué la réservation en quelques actions.

Tant que les réservations ne sont pas fermée, la personne peut revenir plus tard modifier sa réservation.

Sur cet exemple réserver en plus les repas avant le concert :

Ilustre une réservation modifiable par utilisateur

La personne sélectionne le bouton "Modifier réservation" pour pouvoir la modifier.

Ilustre la modification de la réservation

Elle peut modifier les quantités de ce qu'elle a déjà réservé et réserver d'autres articles de l'événement.

Suivre les réservations

En tant qu'organisateur de l'événement, vous pouvez :

  • Voir toutes les réservations de l'événement
  • Voir les réservations par article (repas, concert, marche, ...)
  • Consulter les détails de chaque réservation
  • Modifier des réservations (notamment pour modifier une réservation après la clôture des réservations)
  • Annuler des réservations (si on vous téléphone pour annuler)

Réservations de l'événement

Depuis la fiche de votre événement :

Montre comment accéder à toutes les réservations
Montre la liste des réservations de l'événement

Réservations par article

Sélectionner un article pour voir la liste des réservations de l'article :

Montre la liste des réservations d'un article

Consulter les détails d'une réservation

Sélectionnez la réservation à voir :

Montre les détails d'une réservation

Annuler une réservation

Ouvrez une réservation pour pouvoir l'annuler :

Montre comment annuler une réservation

Envoyer des messages à ceux ayant réservé

Un imprévu, un changement, une consigne à donner, un rappel, une annulation, ... tenez informées les personnes ayant réservé. Elles l'apprécieront fortement et votre événement se déroulera au mieux.

Depuis les réservation de l'événement ou les réservations d'un article :

Montre comment envoyer un message

Exemple d'un message aux personnes ayant réservé un article :

exemple message concert

Exemple d'un message aux personnes ayant fait une réservation sur l'événement, quelques soient les articles :

Exemple message pour une marche

Exporter les réservations

Depuis un ordinateur, utilisez le bouton "Exporter les données" en bas de la liste des réservations de l'événement et de la liste de réservations d'un article.

Ce fichier de données peut être ouvert sur un tableur, pour l'imprimer par exemple, ce qui vous permettra de cocher les arrivées lors de votre événement, ou de fournir une liste des inscrits à chaque accompagnateur.

Marquer une réservation à "fait"

Quand une personne ayant réservée est arrivée et a effectué son règlement, vous pouvez aussi le gérer dans Vilocalis, en utilisant l'action "Fait" qui passera le statut de la réservation à "Fait".

Montre l'action Fait sur une réservation
Montre le statut Fait sur une réservation

L'article est un peu long pour vous expliquer toutes les possibilités, mais vous verrez c'est très simple à l'usage.

Je souhaite que Vilocalis vous soit fortement utile pour vos événements, pour relancer nos activités associatives, festives, culturelles, ludiques, ...

Un avis, une remarque, une fonctionnalité qui manque ? N'hésitez pas à laisser un commentaire ou à m'écrire.

A propos de l'auteur

Franck Buland

Habite Francheleins, une petite commune de l'Ain, est impliqué dans la vie associative, privilégie les acteurs locaux et participe aux échanges qui font sens.

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