10 août 2022

Légume avec un picto SDA au centre

En tant que partenaire SDA, comment utiliser Vilocalis pour permettre aux cantines de commander vos produits.

Votre fiche Producteur local

Vilocalis c'est le couteau suisse de la vie locale dans les petites communes.

Outre de permettre aux cantines de vous passer commande, Vilocalis facilite la vie locale aux habitants : savoir ce qu'il y a et ce qui se passe sur leur commune et autour.

Les différents acteurs locaux, comme les associations, les commerces et services, les activités agricoles, les petites collectivités peuvent publier leur fiche dans Vilocalis, publier des actualités, permettre des réservations, et plein d'autres choses...

Vous publiez directement votre fiche de producteur local dans Vilocalis.

Pour cela :

  • Créez votre compte utilisateur
  • Créez votre fiche acteur local, et publiez-la

Vos produits

Pour que les cantines puissent vous passer commande depuis Vilocalis, vous allez activer votre catalogue sur Vilocalis, y ajouter vos articles, définir vos prix pour SDA, et éventuellement gérer vos stocks.

Activez votre catalogue

Montre comment activer le catalogue
  1. Allez sur votre fiche d'acteur local
  2. En haut à droite, menu 3 points, sélectionner CATALOGUE
  3. AFFICHÉ : Sélectionnez Oui
  4. ACTIVER LA RÉSERVATION : Sélectionnez Non, ce n'est pas nécessaire pour les cantines via SDA. Vous pourrez éventuellement l'activer plus tard pour permettre à votre clientèle de particuliers de réserver.
Montre les options du catalogue à sélectionner

Ajoutez vos produits

Montre le bouton pour ajouter un article sur le catalogue
  1. Sur votre fiche, allez sur l'onglet CATALOGUE
  2. Sélectionnez MODIFIER
  3. Sélectionner +AJOUTER pour ajouter un article
  4. Renseignez le titre, éventuellement une description
  5. Laissez "Produit" comme type d'article
Début de configuration de l'article

Les prix pour SDA

Montre le bouton Ajouter un prix
  1. Sélectionnez AJOUTER UN PRIX
  2. Renseignez votre unité de mesure (kg, sac de 10 kg, pièce, plaque de 12 fromages, ...)
  3. Remplacez € TTC par € HT (SDA)
  • Les cantines ne voient que vos produits avec un prix SDA et peuvent les commander.
  • Vos clients particuliers ne voient pas les produits qui ont seulement un prix SDA.
  • Si un produit a à la fois un prix SDA et un autre prix, vos clients particuliers ne voient pas le prix SDA.
Montre comment sélectionner un prix pour SDA

La gestion des stocks

Activer la gestion du stock sur un produit permet de vous assurer que les commandes ne dépasseront pas vos capacités.

  • Les cantines, et les clients particuliers, ne peuvent pas commander plus que la quantité indiquée en stock.
  • le stock est commun pour les clients SDA et les clients particuliers.

Au fur et à mesure des commandes par les cantines, le stock se met à jour.

Si besoin, vous pouvez augmenter ou baisser le stock sur les produits concernés.

Article configuré avec prix SDA et gestion de stock

Les commandes

SDA définit un calendrier de livraison, en fonction de zones, avec des périodes de commande pour les cantines. En fin de période, vous recevez un récapitulatif des commandes de chaque cantine à préparer pour la tournée de SDA le jour de la livraison.

Période de commande

Toutes les cantines de la même zone ont les mêmes périodes de commande et de livraison.

Elles ne peuvent commander qu'entre le début et la fin de la période de commande.

Assurez-vous que les prix pour SDA de vos produits sont à jour avant le début de la période de commande.

Quand une cantine effectue une commande, ce sont les prix à la date de cette commande qui font foi et qui devront être facturés à SDA.

Si vous gérez le stock sur certains de vos produits, renseignez en début de période de commande les quantités disponibles à la commande.

Vous voyez dans Vilocalis les commandes au fur et à mesure. Tant que la période de commande n'est pas terminée, les cantines peuvent modifier ces commandes. Cela vous donne toutefois une indication sur les commandes à venir. De plus, si vous avez activer la gestion du stock sur certains produits, celui-ci se met à jour en temps réel.

Récapitulatif des commandes

En fin de période de commande, vous recevez un courriel récapitulatif des commandes de chaque cantine, à préparer pour la tournée de SDA à la date de livraison.

Vous voyez aussi les commandes dans Vilocalis.

Changements après la fin des commandes

Si vous avez un imprévu et que vous ne pouvez pas honorer certaines commandes, contactez SDA qui contactera ses clients concernés et pourra modifier les commandes en question.

Préparation

Dans Vilocalis, indiquez sur chaque commande quand elles sont prêtes. Cela permett à SDA de bien organiser sa tournée de récupération des commandes.

Livraison

SDA vient récupérer les commandes et les livre aux différentes cantines. Dans Vilocalis, SDA indique sur chaque commande lorsqu'elles sont livrées.

Les factures

Chaque mois, chargez dans Vilocalis la facture pour votre client SDA, avec l'ensemble des commandes des cantines.

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A propos de l'auteur

Franck Buland

Habite Francheleins, une petite commune de l'Ain, est impliqué dans la vie associative, privilégie les acteurs locaux et participe aux échanges qui font sens.

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